회사나 학교, 기관에서 문제가 발생했을 때는 그 상황을 문서로 남기는 것이 중요합니다. 이럴 때 필요한 것이 바로 경위서입니다. 경위서는 일이 어떻게 벌어졌는지, 누가, 언제, 무엇을 했는지를 구체적으로 설명하는 문서입니다. 이 글에서는 경위서를 어떻게 쓰는지 예시와 함께 알려드릴게요.
경위서란 무엇인가요?
경위서는 사건이나 실수가 발생한 원인과 과정을 사실대로 상세히 기록한 문서입니다. 보통 회사에서는 업무상 실수, 물건 파손, 규정 위반 등이 있을 때 작성하고, 학교나 관공서에서도 사고나 문제 상황이 생기면 요구됩니다. 경위서는 잘 써야 문제를 빠르게 해결할 수 있고, 본인의 입장을 명확히 설명하는 데 도움이 됩니다.
경위서 작성 시 꼭 포함되어야 할 요소
경위서를 쓸 때는 일정한 형식이 필요합니다. 기본적으로 다음 5가지 내용을 포함해야 해요.
- 제목 – ‘경위서’라고 명시
- 작성자 정보 – 이름, 부서, 직급 또는 학번 등
- 사건 발생 일시 – 언제, 어디서 일어났는지
- 경위 내용 – 사건의 시작부터 끝까지 상세히 기술
- 반성 및 재발 방지 다짐 – 본인의 입장과 앞으로의 계획
이렇게 쓰면 읽는 사람도 상황을 쉽게 파악할 수 있습니다.
경위서 작성 요령
경위서를 잘 쓰기 위한 몇 가지 팁이 있습니다.
- 가능한 감정을 배제하고 사실 위주로 작성해야 합니다.
- ‘~인 것 같습니다’ 보다는 ‘~했습니다’처럼 확정적인 표현을 사용하세요.
- 시간 순서대로 써야 상황 파악이 쉬워집니다.
- 본인의 잘못은 명확히 인정하고, 책임 회피로 보이는 표현은 피하는 것이 좋아요.
- 분량은 A4용지 1장 이내가 적당하지만, 내용이 많으면 2장도 괜찮습니다.
경위서 예시
아래는 업무 중 실수로 문서를 잘못 보낸 경우의 예시입니다.
경위서
소속: 총무팀 / 성명: 홍길동 / 작성일: 2025년 6월 18일
- 사건 발생 일시 및 장소
2025년 6월 15일 오후 2시경, 회사 내 총무팀 사무실 - 사건 경위
해당 시간에 주간 보고서를 부서장에게 이메일로 전달하는 과정에서, 외부 고객에게 발송해야 할 파일 대신 내부 결재용 문서를 잘못 첨부하여 전송하였습니다. 원인은 첨부 파일 확인을 충분히 하지 않고 서둘러 보냈기 때문입니다. 이후 약 10분 후 외부 고객의 회신으로 오류를 인지하였으며, 즉시 해당 고객에게 사과 메일을 보내고 올바른 문서를 다시 전달하였습니다. - 반성 및 다짐
본인의 실수로 인해 불필요한 혼란을 드린 점 깊이 반성하고 있습니다. 앞으로는 문서 발송 전 첨부파일을 반드시 2회 이상 확인하고, 사내 문서와 외부 문서를 철저히 구분하여 처리하겠습니다.
자주 쓰이는 경위서 상황별 예시
| 상황 | 간단한 내용 요약 |
|---|---|
| 지각 또는 무단 결근 | 교통 상황 또는 개인 사유로 인한 지각, 사과 및 재발 방지 |
| 고객 응대 실수 | 통화 또는 방문 중 실언, 응대 실수로 인한 고객 불만 |
| 회사 자산 파손 | 사무용품, 장비, 차량 등 파손 상황과 조치 내용 |
| 업무 전달 오류 | 문서 전송 실수, 보고 내용 누락 등 업무 차질 설명 |
경위서 제출 전 체크리스트
- 날짜와 시간은 정확하게 썼는가?
- 내용이 감정적이지 않고 사실에 기반했는가?
- 자신의 책임을 회피하지 않았는가?
- 맞춤법, 띄어쓰기 오류는 없는가?
- 반성과 다짐이 진정성 있게 담겨 있는가?
이 체크리스트를 참고해서 객관적으로 검토 후 제출하면 신뢰도가 높아집니다.
경위서 제출 후 주의사항
경위서는 단순한 보고서가 아닌 공식 문서입니다. 작성 후에는 복사본을 보관하고, 상사나 담당자와 내용 공유도 필요할 수 있습니다. 상황에 따라 징계 절차로 이어질 수도 있기 때문에, 진정성과 정확성이 매우 중요합니다.
정리하며
경위서는 일이 잘못되었을 때 상황을 명확히 정리하고, 자신의 입장을 설명하는 중요한 문서입니다. 정확한 시간과 사실 중심으로 작성하고, 반성의 뜻과 함께 재발 방지 방안을 반드시 포함하세요. 예시를 참고하면 누구든지 쉽게 경위서를 작성할 수 있습니다. 문서로 남기는 습관은 신뢰를 쌓는 첫 걸음이 됩니다.